1. يتقدم الشخص / أو الجهة المقدمة للهدية بخطاب إلى معالي رئيس الجامعة و/ أو / مدير المكتبة المركزية الجديدة بطلب إهداء المجموعة، ويراعى ما يلي:
• ألا يقل عدد الكتب في المجموعة المهداة عن ألف (1000) كتاب كحد أدنى.
• بيان مفردات المجموعة ( كتب، رسائل جامعية، مواداخرى…).
• يتم نقل المجموعة المهداة إلى المكتبة المركزية الجديدة أو يطلب معاينة المجموعة على أن يتحمل مصاريف انتقال أحد موظفي قسم التزويد لفحص واقع المجموعة المهداة.
• يتم فحص المجموعة المهداة من قبل قسم التزويد ويتم تقديم تقرير عنها لتقييم مدى صلاحيتها شكلأٍ وموضوعًا.
• تقبل فقط المواد التي تتوافق والسياسة العامة للمكتبة.
• تعتذر المكتبة عن قبول الدوريات العامة، والمذكرات الشخصية.
• في حالة إصرار صاحب المجموعة علي إهداء المجموعة متكاملة يجب اعلامه وموافقته كتابيًا بأن المواد غير الصالحة سيتم توجيهها للمعارض التي تقام للطالب أو توجيهها لأغراض الإهداءات الموجهة لجهات أخرى.
2- يتم إعلام صاحب المجموعة المهداة بعدد من الضوابط:
• توضع أعداد الدوريات ضمن مجموعات الدوريات بالطابق الثالث بالمكتبة لضمان الإفادة منها لجمهور المستفيدين، لما للدوريات من طبيعة خاصة وأهمية لا تتحقق إلا باتساق واكتمال الأعداد في مكان واحد داخل المكتبة.
• يحق للمكتبة نقل الدوريات المتقادمة والتي قل الطلب عليها إلى المخزن في ركن خاص بها مخصص لهذا الغرض بمخزن الدوريات، وهو قسم الدوريات المهداة تمييزاً لها عن الدوريات الواردة من خلال الاشتراكات.
3- يخصص مكان للمجموعة المهداة بقاعة المواد المهداة، وتضم الكتب والاطروحات الجامعية، وتميز بسيرة مختصرة للمهدي مع صورة شخصية له.
4- تعتذر المكتبة عن قبول رسائل جامعية مجازة من جامعة القاهرة، بحكم تواجدها بالفعل بحكم إيداع الرسائل الجامعية بالمكتبة المركزية الجديدة.